Tietosuojaseloste

 

Tietosuojaseloste

 

MLL Tikkakosken yhdistys ry:n tietosuojaseloste

 

1.       Rekisterinpitäjä

MLL:n Tikkakosken yhdistys ry 

2.       Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Emmi Nousiainen

emmi.nousiainen@gmail.com

3.       Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4.       Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on (esimerkkejä):

-          Jäsenpalvelut

-          Jäsenviestintä

-          Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

-          Varainhankinta

Perhekahvilan kävijöiden henkilötietoja kerätään tilastointia ja tiedottamista varten. Yksittäisissä tapahtumissa henkilötietoja voidaan kerätä palveluiden tuottamiseksi ja tiedottamista varten.

5.       Käsiteltävät henkilöryhmät ja tietosisältö

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja. MLL jäsenet ja  jäsenlehden tilaajat ja vapaaehtoiset ei-jäsenet sekä hallituksen jäsenet, ansiomerkkien saajat ja luottamushenkilöt:

-          Sukunimi

-          Etunimet

-          Kutsumanimi

-          Syntymäaika / syntymävuosi

-          Katuosoite

-          Postitoimipaikka

-          Jäsenlaji

-          Maksut

-          Perheenjäsenet

-          Jäseneksi liittymispäivä

-          Ammatti

Mikäli tarvetta lisäksi:

-          Luottamustehtävät

-          Ansiomerkit

-          Osallistuminen MLL:n keskusjärjestön järjestämiin koulutuksiin

Perhekahvilan asiakkailta kerätään seuraavat tiedot:

-          Sukunimi

-          Etunimi

-          puhelinnumero

Mahdollisten yksittäisten tapahtumien yhteydessä voidaan kerätä

-         Sukunimi

-          Etunimi

-          puhelinnumero

-         sähköposti

-         erikoisruokavaliot

6.       Tietolähteet

Jäsenten ja asiakkaiden itsensä täyttämät lomakkeet, jäsenpalvelun täyttämät tiedot. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7.       Tietojen luovutukset ja siirrot

Jäsentiedot tallennetaan MLL:n keskitettyyn jäsenrekisteriin. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisyhdistyksen toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle tai luovutus tapahtuu tietosuoja-asetuksen sallimissa puitteissa.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Luottamustehtävissä olleet ja ansiomerkin saaneiden henkilöiden tiedot säilytetään pysyvästi historiakirjoituksen vuoksi. Säilytettäviä tietoja ovat tällöin vain Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Perhekahvilan asiakkaiden henkilötietoja säilytetään sähköisesti vain WhatsApp-palvelussa. Osa tiedoista säilytetään paperisena versiona lukollisessa kaapissa sen aikaan, kun asiakkuus jatkuu. Tiedot päivitetään vuosittain, asiakkuuden päättymisen jälkeen tiedot hävitetään. WhatsApp-sovelluksesta voi myös itse poistua. 

Yksittäisiin tapahtumiin kerätyt tiedot hävitetään tapahtuman jälkeen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. 

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.